Van maakindustrie tot consultancy, als bedrijf heb je te maken met processen. Wil je een voorsprong behalen op je concurrentie, dan is het zaak die processen slimmer in te richten. Hoe dat er in de praktijk uitziet? Laat je inspireren door deze voorbeelden.
Volgens een bekende managementtheorie ligt het succes van een organisatie in een samenspel van drie factoren: personeel, product en proces, ook bekend als de 3 P’s. Of je de juiste medewerkers hebt, kunnen we niet beoordelen. Onze expertise ligt evenmin bij de vraag naar de kwaliteit van jouw product of dienst. Maar processen, daar weten we alles van!
Processen verbeteren: zo doe je dat
Al meer dan 20 jaar adviseren wij bedrijven – van klein tot groot, van consultancy tot sportbond – over het softwarematig inrichten van ingewikkelde bedrijfsprocessen. De rode draad in onze aanpak is dat je processen daar waar mogelijk automatiseert. Niet alleen bespaar je dan enorm op operationele kosten, er worden bovendien minder fouten gemaakt.
Nog belangrijker is de volgende overweging voor ons: als je zoveel mogelijk handelingen automatiseert, speel je de expertise van je medewerkers helemaal vrij voor de echt moeilijke zaken. Dat betekent niet alleen dat je problemen sneller en beter oplost, ook ontstaat er ruimte voor creativiteit en innovatie.
5 ingewikkelde processen die easy worden
Soms merken we dat onze klanten niet beseffen hoeveel stappen ze nog kunnen zetten in automatisering. Door de softwareoplossingen van vandaag de dag kun je zelfs intelligentie aan workflows toevoegen. Daar zijn sprekende voorbeelden van, zoals de volgende scenario’s:
- Een salesman maakt een offerte op en zet die in het CRM. Deze slimme oplossing geeft vervolgens automatisch aan inkoop door welke onderdelen moeten worden ingekocht. Komt de offerte boven een bepaald bedrag uit? Dan stuurt het systeem die voor controle automatisch door naar de calculator.
- Op de website van haar woningcorporatie geeft een huurster een reparatieverzoek door via een ticketsysteem. Ze moet een aantal vaste velden invullen, zodat duidelijk is wat het probleem is en welk gereedschap en materiaal de vakman moet meenemen. Als afsluiting van de aanvraag kan de bewoonster meteen een tijdslot reserveren voor de reparatie; deze optie is gekoppeld aan de agenda van de vakmensen. Na het versturen van het verzoek komt de opdracht bij de juiste vakman binnen en wordt deze automatisch in zijn agenda geplaatst.
- Een gemeente wil meer grip op haar budget. Daarom wordt het hele inkoopproces, van bestelling tot betaling, softwarematig ingeregeld. Concreet betekent dit dat alleen bepaalde functiegroepen toestemming hebben een bestelling te doen; dat moet bovendien gebeuren bij een leverancier waarmee een contract is. Doordat het hele proces is vastgelegd, hoeft bij ontvangst van de factuur alleen nog maar te worden gestuurd op eventuele afwijkingen van de bestelling, het contract of andere verplichtingen.
- Door middel van de data in een slim CRM stuurt een manager zijn consultants aan. Handig is bijvoorbeeld de beoordelingsfunctie, gebaseerd op data die klanten via hun eigen portal doorgeven. Deze optie is zó ingesteld dat een manager een e-mail alert krijgt wanneer de beoordeling onder een bepaald niveau is gezakt. Maar het omgekeerde is ook mogelijk: er wordt een bericht uitgestuurd bij hoge prestaties, zodat de manager op taart kan trakteren.
- De vele telefoontjes naar een ICT-helpdesk kosten veel tijd, wat resulteert in lange wachtrijen. Vervelend voor de klant, kostbaar voor de organisatie. Daarom wordt gekozen voor een ‘ticket first’ systeem. De gebruiker wordt gevraagd om – indien mogelijk – online een aantal standaardvelden in te vullen, waarna de vraag of klacht door het slimme systeem wordt doorgestuurd naar de juiste expert; daarbij krijgen storingen van kritieke systemen voorrang. Is het internet van de gebruiker compleet uitgevallen, dan kan hij uiteraard alsnog bellen en zal de helpdeskmedewerker de ticket aanmaken. Voor de afdelingsmanager biedt het ticketsysteem nog aanvullende voordelen: inzicht in de werkvoorraden én de productiviteit van elke medewerker.
Aan de slag!
Het inrichten van bovenstaande workflows lijkt wellicht ingewikkeld, maar met ons no-code software platform heb je er niet eens programmeerkennis voor nodig. Het unieke aan het FileLinx Platform? Je kunt starten met één van de kant-en-klare business solutions en deze in een handomdraai omzetten in je eigen applicatie. Maar je kunt ook een specifiek proces modelleren in het software platform.
Wij, onze partners maar ook onze klanten kunnen met ons platform zelf allerlei oplossingen maken. Oplossingen voor een specifiek probleem, door informatie te structureren en werkprocessen te robotiseren. Je kunt het zo gek niet bedenken, of het is mogelijk!
Wil je zelf een applicatie ontwikkelen, dan nodigen we je uit dat met ons platform te doen. Laat je dit werk liever door ons doen? Dan is dat natuurlijk ook mogelijk. Op die manier kun jij je concentreren op de processen en het model; FileLinx zorgt voor de ontwikkeling van het platform in de nieuwste technieken.
