Rechtmatigheid kan een hoofdpijndossier zijn voor overheidsorganisaties. Nieuwe wetgeving belast gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen met de verantwoording over dit thema. Een ingewikkelde klus – hoewel… Wat complex en onoverzichtelijk leek, wordt eenvoudig als je het proces slim inricht.
Was rechtmatigheid al een van de ingewikkelder thema’s voor overheidsorganisaties, door de gewijzigde Financiële verhoudingswet is het topic nog meer op de voorgrond getreden. Vanaf verslagjaar 2021 zijn het namelijk gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen die een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Nu nog is het de accountant die de rechtmatigheid beoordeelt en er verslag over uitbrengt, terwijl het binnenkort de organisatie zelf is die autonoom vaststelt of wordt voldaan aan het normenkader waarin relevante wet- en regelgeving is opgenomen.
Waarom is rechtmatigheid belangrijk?
Colleges van Burgemeester & Wethouders, Colleges van Gedeputeerde Staten en Dagelijkse Besturen van gemeenschappelijke regelingen krijgen er dus een fikse uitdaging bij. Daarbij gaat het om meer dan alleen het papierwerk op orde krijgen. Ook om andere redenen moeten fouten in een aanbesteding te allen tijde worden voorkomen.
Zo wil je uiteraard voorkomen dat een conflict over een gunning leidt tot een rechtszaak. In het slechtste geval dwingt de rechter je de gunning ongedaan te maken. Het gevolg: je hebt kostbare tijd verspild én je mag niet in zee gaan met jouw voorkeursleverancier.
Bovendien kunnen discussies over rechtmatigheid politieke gremia als B&W in de problemen brengen. Wanneer een jaarrekening niet goed is onderbouwd, kan dat leiden tot een motie van wantrouwen – en in het uiterste geval het vallen van het college. En zelfs wanneer een bestuur zo’n politieke discussie overleeft, is de imagoschade al geleden…
De oplossing: een gestroomlijnd inkoopproces
Kortom, de vraag is hoe je als overheidsorganisatie meer grip krijgt op de rechtmatigheidseisen. Wij geloven erin dat gestroomlijnde processen veel knelpunten wegnemen. In dit geval gaat het erom het inkoopproces te optimaliseren.
Purchase-to-Pay is hier de aangewezen methode voor. De kern is dat er vooraf afspraken zijn over welke functiegroepen of personen welke producten of diensten mogen bestellen. De precieze invulling van zo’n Purchase-to-Pay proces kan per organisatie verschillen. In de praktijk is het mogelijk dat stappen worden overgeslagen of anders worden ingericht, maar de grote lijnen zijn als volgt:
- De inkoopexperts sluiten goede contracten af met vertrouwde leveranciers, waarbij aan alle eisen van rechtmatigheid wordt voldaan.
- Vanuit de business wordt een aanvraag gedaan voor een product of dienst, waarbij zoveel mogelijk van bestaande contracten gebruik wordt gemaakt.
- Na goedkeuring van de aanvraag door de budgetverantwoordelijke wordt de aanvraag aangemaakt en verstuurd.
- De leverancier bevestigt de bestelling.
- Het product of de dienst wordt geleverd.
- Als dit naar tevredenheid is gebeurd, geeft de verantwoordelijke een ontvangstbevestiging of prestatieverklaring af.
- Komt de factuur overeen met de bestelling én de ontvangstbevestiging/prestatieverklaring? Dan kan worden overgegaan tot betaalbaarstelling.
Wanneer de organisatie deze stappen bij elke aanvraag volgt, hoef je bij ontvangst van de factuur alleen nog maar te sturen op afwijkingen van de bestelling, het contract of andere verplichtingen. Ook aan de rechtmatigheidseisen wordt min of meer automatisch voldaan. Het inkoopsysteem koppelt namelijk bestellingen aan de contracten waaronder ze zijn geplaatst. Op basis van deze gegevens weet je meteen dat de facturen rechtmatig zijn; ze vallen immers onder een direct oproepbaar, rechtmatig contract.
Deze tool maakt het makkelijk
De bovenstaande workflow is volledig te automatiseren met FileLinx Inkoop+. In deze slimme tool ligt het inkoopproces van begin tot eind vast, en dat geeft grip en overzicht. Je hebt altijd zicht op de ontvangsten, de bestellingen en de uitgaven. Zo voorkom je achteraf discussies over bijvoorbeeld de keuze van leverancier of de hoogte van het bedrag. Maar ook ordermatching, contractmanagement, budgetbewaking en leveranciersbeoordeling behoren tot de standaard uitrusting.
Er is nog veel meer te vertellen over Purchase-to-Pay en de manier waarop wij dit proces automatiseren. In onze gloednieuw e-book ‘Meer grip op je uitgaven – zo easy kan het zijn’ vertellen we je alle ins en outs.
