Facturen handmatig verwerken, dat is niet meer van deze tijd. Daarover zijn de meeste organisaties het wel eens. Maar de ene softwarematige oplossing is de andere niet. Haal je wel het onderste uit de kan?
Een gedigitaliseerde verwerking van inkoopfacturen wordt steeds meer de standaard. Organisaties nemen geen genoegen meer met facturen die worden rondgemaild of in Excel worden verwerkt. En op slordige stapels met papieren zitten administratieve afdelingen al helemaal niet meer te wachten. Volgens onderzoek van Aberdeen Group kost het handmatig verwerken van één factuur gemiddeld maar liefst 25 euro!
Waarom factuurverwerkingssoftware niet altijd voldoet
Inmiddels zijn veel softwarematige oplossingen voor factuurverwerking alweer aan vervanging toe. Het waarom kan uiteenlopen. Vanuit de markt horen we met name de volgende 3 redenen.
- “De support van onze softwareleverancier is onvoldoende”
Bij het ondertekenen van het contract waren de beloftes zo mooi: de softwareleverancier zou een ‘partner’ zijn die jouw organisatie zou ‘ontzorgen’. Na een veelbelovende eerste periode, met veel persoonlijke aandacht, blijken dit loze woorden.
Updates van de software worden pas laat doorgevoerd. Ook communiceert de leverancier niet proactief over nieuwe features. Het allerergste is nog wel dat je bij storingen in een ellenlange telefonische wachtrij terecht komt. En dat terwijl het hier om bedrijfskritische software gaat; als die stil ligt, kost jou dat geld. Kortom, onvrede met een leverancier blijkt vaak een reden te zijn om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing.
- “Wij willen naar de cloud”
Voor veel organisaties geldt niet zozeer of ze naar de cloud gaan, maar wanneer. Schaalbaarheid, ontzorging van IT-diensten en de trend van het hybride werken zijn redenen om deze stap te maken. Daar hoort een factuurverwerkingssysteem bij dat eveneens in de cloud draait. Wie nog een on-premise oplossing gebruikt, gaat op zoek naar vervanging.
- “Wij willen automatiseren”
Er is een groot verschil tussen aan de ene kant een basaal programma waarmee je facturen verwerkt en beheert, en aan de andere kant een ‘softwarerobot’ die jouw medewerkers werk uit handen neemt. Zo’n digitale hulp stroomlijnt dan het inlezen, herkennen, indexeren, controleren, fiatteren, archiveren en verwerken van facturen in het financiële systeem.
Bijkomend voordeel van zo’n geautomatiseerd proces is dat een compleet digitaal dossier wordt opgebouwd, van waaruit een inkoopfactuur op basis van vele zoekcriteria is terug te vinden. Daarnaast blijven alle factuurgegevens, maar ook de gegevens over de afhandeling, beschikbaar voor rapportage en analyse.
Lees ons nieuwe e-book
In ons e-book gaan we uitgebreid in op onze oplossing om factuurverwerking te automatiseren, Factuur+. Ook beschrijven we de voorwaarden waaraan je organisatie moet voldoen om hier volop van te profiteren. Download ‘Facturen afhandelen zonder dat je er omkijken naar hebt’ hier.
